事業部ブログ

はじめに

こんにちは、小滝建設工業 IT事業部です。
これまで2回にわたりデザイン業務についてご紹介してきましたが、第3弾となる今回は、IT事業部が自社向けに作成した「スプレッドシート^*1による工程管理システム」についてご紹介します。

建設業において、切っても切り離せないのが「出面（でづら）管理」です。
日々、社内SNSや電話で明日の配置が決まることも少なくありませんが、そうしたアナログな運用では以下のような課題がつきまといます。

• 「誰がどの現場にいるのか不明」
• 「誰が空いているのか把握しきれない」

そこで私たちは、全員でリアルタイムに共有できるスプレッドシートを構築しました。これにより、現場のシフト管理を効率化するだけでなく、事務方の工数削減や、現場から提出される日報との照合作業も劇的にスムーズになりました。
今回は、実際に運用している「工程管理表」と「出面表」の2つのシートを紹介します。

*1: Googleが提供する、複数人でリアルタイムに編集・共有ができるクラウド型の表計算ソフト

現場の動きを可視化する「工程管理表」

まずご紹介するのは、日々の現場配置を入力・確認するための「工程管理表」です。

• リアルタイム共有：クラウド上のシートなので、事務所でも現場でも、PCやタブレットから常に最新の状況を確認できます。
• 入力の簡略化：作業員名をプルダウン^*2形式にすることで入力の手間を減らし、表記ゆれ（名前の間違いなど）を防いでいます。
• 協力会社へのデータ提供：従来は協力会社ごとに手作業で作成していた工程管理表を自動作成する仕組みを構築。事務員の工数を大幅に削減しました。

このツールの導入により、現場の変更があるたびに電話やメールで個別に連絡を行う手間が解消されました。

*2: 項目をクリックした際に表示される選択肢の中から、入力したいデータを選んで指定できる形式

事務作業を自動化する「出面表」

現場で入力されたデータは、事務側の業務にも直結します。

これまでは、配置情報を改めて事務用の書類に書き写す「二重入力」が発生していましたが、このシートではGAS(Google Apps Script)^*3を使って必要なデータだけを自動抽出しています。

• 転記ミス・漏れの撤廃：元データからプログラムで直接抽出するため、人の手による写し間違いが起こりません。
• 日報との照合がスムーズに：現場の日報とこの出面表を突き合わせるだけで、工数管理や外注費計算の準備が完了します。
• 検索・集計の高速化：「あの現場に合計何人入ったか」といった集計も一瞬で行えるようになり、経営判断のスピードアップにも寄与しています。

*3: Googleが提供する各種サービスの操作を自動化したり、連携させたりできるプログラミング言語

まとめ：身近なツールから始める「DXの第一歩」

「DX」^*4と聞くと、高価なシステム導入をイメージしがちですが、私たちは使い慣れたスプレッドシートを工夫することから始めました。

今回の仕組みを導入したことで、現場と事務の間の「情報の壁」が取り払われ、お互いの業務効率が大きく向上しました。
今後はシートのさらなる汎用化を進めつつ、スプレッドシートの枠を超えた「独自アプリケーション化」も視野に入れ、開発を続けていきます。

IT事業部では、これからもこうした「現場の困りごと」をテクノロジーで解決する取り組みを発信していきます。
「うちの業務もデジタル化できるかも？」と思ったら、ぜひお気軽にご相談ください！

*4: デジタル技術を活用して、ビジネスモデルや組織、人々の生活をより良いものへと変革すること