大切なデータを守るために。社内のバックアップ環境を改善しました
こんにちは！IT事業部です。
今回は、社内で行っているデータのバックアップ作業について、これまでの課題と改善への取り組みをご紹介します。
大切なデータを守るためのバックアップ
皆さんは、パソコンやスマートフォンのデータを定期的にバックアップしていますか？
会社では、日々の業務で作成する書類や写真、さまざまな資料など、多くのデータを取り扱っています。
当社でもGoogle Driveを活用してデータを管理しており、万が一のトラブルに備えて、外付けHDDへのバックアップを行っています。
しかし、これまでのバックアップ方法にはいくつかの課題がありました。
これまでのバックアップにあった課題
① Google独自のファイル形式への対応
Google Driveには、GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなど、Google独自の形式で保存されるファイルがあります。
これらは一般的なExcelやWordファイルとは仕組みが異なり、Google Driveのデスクトップアプリから通常のファイルと同じようにコピーするだけでは、内容を含むファイルとして保存できない場合があります。
そのため、バックアップする際にはExcelやWordなどの形式に変換する必要がありました。
② コピーが途中で止まってしまう
大量のデータをコピーしていると、途中で処理が止まってしまうこともありました。
ほかの業務を進めながら定期的にコピーの進行状況を確認し、問題が発生した際には手動で対応する必要がありました。
コピー作業そのものだけでなく、進行状況の確認にも手間がかかっていたのです。
③ バックアップに2〜3日かかることも
以前は、バックアップのたびに大量のデータをコピーし直していました。
すでにバックアップされていて変更のないファイルも含めてコピーしていたため、データ量が増えるほど処理に時間がかかっていました。
場合によっては、バックアップ作業に2〜3日かかることもありました。
そこで、これまでの作業方法を見直すことにしました。
新しい設備を買う前に、今ある環境を見直す
データのバックアップには、専用の保存機器やバックアップサービスを利用する方法もあります。
こうした仕組みは便利ですが、新しい機器の導入には費用がかかり、その後の管理や保守も必要になります。
また、会社の規模や運用体制、利用環境によって、適した方法は異なります。
そこで今回は、既存のパソコンと外付けHDDを活用しながら、できるだけ追加費用を抑えてバックアップ作業を改善する方法を検討しました。
その中で採用したのが、「rclone」というデータ転送用のソフトです。
バックアップの仕組みを見直しました
今回の改善では、これまで手作業で行っていた部分を減らし、プログラムで順番に処理できる仕組みを構築しました。
① ファイル形式を自動で変換
GoogleスプレッドシートはExcel形式、GoogleドキュメントはWord形式などに、バックアップ時に自動変換できるようにしました。
これにより、ファイルを一つずつ変換する手間を減らすことができます。
② 変更されたデータを中心に取得
以前はバックアップのたびに大量のデータをコピーし直していましたが、現在は新しく追加されたファイルや更新されたファイルを中心に取得する方式に変更しました。
変更のないファイルは再ダウンロードする必要がないため、データの転送量を抑えることができます。
③ コピー処理の管理を自動化
バックアップ処理をプログラムで順番に実行することで、手動操作を減らしました。
一時的な通信エラーなどが発生した場合には自動で再試行し、それでも正常に処理できない場合にはエラーとして停止する仕組みにしています。
これにより、コピーを何度も手動でやり直す負担の軽減を図りました。
④ 過去のバックアップも保存
最新のデータを保存するだけでなく、バックアップを実行した日付ごとに過去のデータも残すようにしました。
Google Driveからは変更されたデータを中心に取得し、その後、外付けHDD内で日付別のバックアップを作成します。
また、HDD内でのファイルコピーには、Windows標準の「Robocopy」というソフトを使用しています。
クラウドからのデータ取得と、HDD内でのファイルコピー。それぞれの処理に適したソフトを使い分けることで、効率化を図りました。
小さな工夫が大きな改善につながる
今回の改善では、特に外付けHDD内で大量のファイルをコピーする処理において、大きな速度改善を確認することができました。
ただし、バックアップにかかる時間はファイル数やデータの種類、保存先の状態などによって変わるため、今後も実際の運用を通じて確認していく必要があります。
今回の取り組みで重要だったのは、単純にパソコンの性能を上げることではなく、作業内容に合わせて仕組みや使用するソフトを見直したことです。
新しい設備を導入しなくても、既存の環境を工夫することで改善できる部分があると実感しました。
おわりに
今回は、社内のバックアップ作業について、既存の設備を活用した改善に取り組みました。
もちろん、バックアップでは作業時間の短縮だけでなく、データを安全に保存できることも大切です。
外付けHDD自体が故障する可能性もあるため、今後も保存先の管理やデータの復元確認などを含めて、継続的に見直していきたいと考えています。
ITを活用した業務改善というと、大規模なシステム開発や高価な設備の導入をイメージする方もいるかもしれません。
しかし、日々の業務にある小さな課題を見つけ、今ある仕組みを工夫することも大切な取り組みの一つです。
今後もIT事業部では、身近な業務の課題を一つずつ改善しながら、より安全で効率的な業務環境づくりに取り組んでいきたいと思います。